WinKAS Pro Tips og Tricks

Maj 5 2015

Medlem-/kunde-import

Du kan importere medlemmer eller kunder fra en tekst-fil til din WinKAS Pro

Filen skal være af typen TXT eller CSV.

Vi tager udgangspunkt i en excel-fil, der indeholder ca. 600 medlemmer. Antallet af medlemmer og felter der skal importeres kan naturligvis variere efter behov.

Tilpas filen inden import

  1. Åbn eller opret filen i eksempelvis Excel. Tjek at kolonnerne står korrekt, og at der i første række er en overskrift for hver kolonne. Så er det nemmere at styre hvilke kolonner der passer til hvilket felt i WinKAS Pro.
  1. Derefter gemmer du filen som csv semikolonsepareret. – I Excel vælger du Filer -> Gem Som, finder mappen den skal gemmes i og vælger filtype CSV (semikolonsepareret).

Filen er nu klar til at blive importeret i WinKAS Pro. Nu skal du sikre dig at debitorkartoteket er opsat til dine behov, og sikret imod fejl i import.

Tilpas kartoteket i WinKAS Pro

  1. Vælg Opsætning -> Medlemmer -> Kartotekets felter.
    Det er her du tilretter dit medlemskartotek. Du skal sikre dig, at der er de nødvendige felter til rådighed, samt at de er opsat efter dine behov.
  1. Opret/Rediger de nødvendige felter

Bemærk!
For hvert felt, skal du holde øje med indstillingen ”Feltet skal udfyldes”. Hvis der er flueben i denne indstilling, betyder det at feltet altid skal udfyldes, og hvis du prøver at importere en fil, hvor nogle af medlemmerne ikke har data i dette felt, vil disse medlemmer IKKE blive importeret.

Når du er færdig med dine ændringer, trykker du på Ok, og derefter Gennemfør. Herefter vil ændringerne blive implementeret i din WinKAS Pro.

Nu er du klar til at køre importen.

Import

  1. Vælg medlemmer -> Kørsler -> indlæs medlemmer fra fil, og vælg din importfil. i dette tilfælde er det et semikolon separator og første linje indeholder overskrifter der skal udfyldes.
  2. Markér "Semikolon" som feltseparator (dette er standard for filer fra excel)
  3. Markér "Første linje indeholder overskrifter"
  1. Tryk på knappen Forsæt
  2. Nu skal kolonnerne i filen kædes sammen med felterne i kartoteket.
    Klik ud for det første felt, du vil have importeret og vælg det korrekte kolonnenavn i listen ”Felt fra Importfil” i bunden af vinduet.
    Gentag for hvert felt du vil have importeret.

Bemærk i mit eksempel, at Emailfeltet står til "skal udfyldes". Det vil betyde, at jeg under importen vil få fejl for hvert medlem, som ikke har en mailadresse registreret under kolonnen ”forældre mail” i csv filen, og de vil ikke blive importeret.

  1. Tryk på knappen Forsæt. Systemet tjekker nu dine importvalg og fortæller om der skulle være fejl eller ser godt ud.
  1. Hvis du vælger at ignorere evt. røde felter og trykker på knappen Udfør, vil WinKAS Pro spørge om du vil forsætte, selvom nogle af medlemmerne ikke vil blive indlæst.
  1. Du kan nu vælge at afbryde indlæsning og redigere feltet, eller fortsætte, og kun få indlæst de linjer, der ikke havde fejl.

De forskellige importhandlinger

Ud over at importere nye medlemmer og kunder, kan du også bruge importsystemet til at opdatere eksisterende debitorer med nye oplysninger. Du kan se i kolonnen "Import handling" (trin 6), hvad systemet vil gøre ved hvert enkelt medlem/kunde i filen (baseret på kontonummer):

Opdater
Kontonummeret eksisterer allerede i debitorkartoteket, og medlemmet/kunden vil derfor blive opdateret med informationerne fra csv filen
Tilføj
Der vil blive oprettet et nyt medlem/kunde med informationerne fra csv filen.
Fejl
Medlemmet/kunden vil ikke blive importeret. Der vises med rød farve, hvilket felt, der er skyld i fejlen. For at rette problemstillingen kan du afbryde indlæsningen og tilpasse dit medlemskartotek via opsætningen.

Du kan opslå kommentarer til blogindlægget her på siden: