Erhvervsstyrelsen definerer et digitalt bogføringssystem som:
"En digital service eller software, hvor virksomheder (eller foreninger) kan registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag – eller som minimum en fuldstændig sikkerhedskopi heraf på en server hos jer som udbyder eller hos en tredjepart."
Måske lyder det som en dyr omkostning at investere i et nyt IT-system, der lever op til kravene i den nye bogføringslov. Men den nye bogføringslov sigter mod at øge automatiseringen og effektiviteten af bogføringsprocesserne i danske virksomheder og foreninger.
Erhvervsstyrelsen forventer faktisk, at det vil give danske virksomheder / foreninger en effektiviseringsgevinst på knap 3 mia. DKK.
Den nye bogføringslov er lige om hjørnet og træder sandsynligvis allerede i kraft den 1. januar 2024. Derfor er det vigtigt at være forberedt og godt rustet til disse ændringer.
Hos WinKAS har vi stræbt efter at videreudvikle WinKAS Air, så den opfylder alle kravene til et offentligt godkendt digitalt bogføringssystem.
Nu er vi klar med udviklingsarbejdet, og i december 2023 har WinKAS Air modtaget sin officielle godkendelse af Erhvervsstyrelsen. Vi er på Erhvervsstyrelsens liste over godkendte bogføringssystemer, og vores registreringsnummer er: fob574465.
Digitalisering, automatisering og IT-sikkerhed er i vores DNA, og vi har i over 30 år været med til at hjælpe foreninger med deres digitale rejse.
Derfor har vi også arbejdet intensivt på at videreudvikle WinKAS Air’s moduler for at opfylde alle de krav 100%, der forventes at træde i kraft i løbet af de stykke tid.
WinKAS Air er baseret på cloud-teknologi, og derfor er det i forvejen godt rustet til den kommende digitale omstilling med en hel masse funktioner, der er afgørende ift. den nye lov. Men vi er også glade for at afsløre detaljer om de nye funktioner, som vi har udviklet i forbindelse med den nye lov.
Vi har samlet de vigtigste punkter, som ændringen medfører, og giver dig indblik i, hvordan WinKAS Air håndterer den digitale omstilling.
De tre vigtigste elementer, som udbydere skal leve op til, er:
Bilag:
Alle bilag, såsom fakturaer, kvitteringer, kontrakter og andre finansielle dokumenter, skal – ifølge den nye lov – digitaliseres. WinKAS Air gør det muligt at modtage og sende alle disse bilag (inkl. e-fakturaer) elektronisk og direkte i bogføringssystemet.
Regnskabsmateriale:
Herunder banktransaktioner, lønoplysninger og momsopgørelser skal også være i digitalt format. Med vores opdaterede moduler kan du med lethed eksportere, importere, sende og opbevare dokumenter elektronisk.
Alle økonomiske transaktioner:
Du kan finde samtlige posteringer i WinKAS Airs digitale posteringsarkiv.
Arkivering:
Foreninger skal have digitale kopier af alle dokumenter, og regnskabsmateriale og transaktioner skal opbevares elektronisk og være tilgængelige i overensstemmelse med lovens krav. Dette indebærer også sikring af, at de kan gendannes og fremvises efter behov. Med WinKAS Airs avancerede moduler og cloud-baserede teknologi fungerer arkivering allerede i overensstemmelse med de nyeste og mest moderne principper, og opfylder alle krav ifm. den nye bogføringslov.
WinKAS Airs digitale bogføringssystem har et højt niveau af IT-sikkerhed med alle de passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger, og samtidig opfylder systemet krav om risikovurdering og krav til sikker opbevaring. Som en del af MB Gruppen har vi et tæt samarbejde med moderselskabet, MB Solutions A/S, der bl.a. specialiserer sig i IT-sikkerhed og anvender de mest sikre og avancerede teknologier ifm. cloud-computing og cyber security.
Vores moduler opfylder anerkendte standarder for IT-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, samt sikrer automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.
Systemet tager automatisk en fuld sikkerhedskopi en gang dagligt af foreningens bogførte transaktioner og bilag.
Regnskabsmaterialet kan gendannes og gøres læsbart inden for fristen for udlevering af oplysninger til myndigheder.
Andre vigtige områder, hvor WinKAS Air adskiller sig ifm. IT-sikkerhed:
Sikker dataudveksling:
Med WinKAS Air er det sikkert for foreninger at dele deres bogføringsdata – og skifte bogføringssystem, hvis de ønsker det i fremtiden. Vores bogføringssystem understøtter nemlig standardfilformatet SAF-T, hvilket er et krav ifm. sikker dataudveksling.
Ift. risikovurdering opfylder vi også alle krav:
Automatisering af administrative arbejdsgange og processer er indbygget i systemet, og nu har vi også tilpasset det for at opfylde kravene i den nye lov. WinKAS Air er klar med nedenstående muligheder for automatisering:
Automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer
WinKAS Airs bogføringssystem har en avanceret e-faktureringsfunktionalitet, der digitaliserer arbejdsprocesser vedr. fakturering.
Afstemning af foreningens bogføring med deres bankkonto
Vores bogføringssystem understøtter afstemning af foreningens bogføring med deres bankkonto. Dvs. at systemet gør det muligt for foreninger at hente deres bankdata direkte fra bogføringssystemet, og bogføringssystemet skal kunne importere data fra foreningens bank.
Standardiseret bogføring
WinKAS Air understøtter også standardiseret bogføring ved hjælp af den offentlige standardkontoplan: Vi har implementeret standardkontoplanen, herunder standardmomskoder, i bogføringssystemet og tilbyder kunderne at bruge den offentlige standardkontoplan direkte som én løsning blandt flere. Der er også mulighed for at benytte egne kontoplaner, der er mappet til den offentlige standardkontoplan, inklusive standardmomskoder.
Understøttelse af standardfilformatet SAF-T
Vores bogføringssystem understøtter standardfilformatet SAF-T, hvilket gør det sikkert og nemt at udveksle data, samt sikrer automatisering af en lang række bogføringsprocesser.
Vores system kan håndtere alle de gyldige filformater og tekniske standarder for årsrapportering og moms
Vores bogføringssystem understøtter automatisering ifm. indberetning af årsregnskab og moms. WinKAS Air kan danne en CSV-fil med foreningens bogføringsdata til Regnskab Basis.
SKAT’s moms-API er implementeret i bogføringssystemet
Bogføringssystemet kan også understøtte indberetning af moms via Skattestyrelsens moms-API.
Vi har lavet en bogføringsguide til vores kunder, hvilket er et krav for at blive et offentligt godkendt digitalt bogføringssystem. Men vi leverer meget mere end det.
WinKAS Air-systemet bliver tilpasset dit bogholderi
Som den eneste på markedet skræddersyer vi løsningen, så bogføringssystemet er tilpasset dit bogholderi. I tæt samarbejde med vores kunder sikrer vi en løsning, der matcher arbejdsprocesserne i deres forening, så medarbejderne med lethed kan styre bogføringsprocesserne.
Vi tilbyder også telefonisk, dansktalende support: både før, under og efter implementeringen af WinKAS Air.
Vores team sidder klar til at hjælpe med datamigration, systemimplementering og integrering med dine andre systemer. Vi rykker ud til jeres forening for at hjælpe jer med jeres digitale rejse. Udover det hjælper vi også med at oplære medarbejdere, der bruger bogføringssystemet – og vi holder både fysiske møder og online oplæring for at sikre, at dine medarbejdere med lethed kan bruge systemet til at udføre deres arbejde.
Vores supporttjenester ender ikke her. Er du allerede en bruger af systemet, men har du tvivlsspørgsmål eller oplever udfordringer under dit arbejde i WinKAS Air, sidder vi også klar til at give dig øjeblikkelig telefonisk support, så du får løst problemerne hurtigt og effektivt.
