Ifølge Erhvervsstyrelsen er ”E-faktureringen automatiseret måde at sende og behandle fakturaer, som du bl.a. skal bruge, hvis du har offentlige kunder. Elektronisk fakturering (e-fakturering) er ikke at sende en faktura som pdf-fil til en mail. Det er derimod en automatiseret måde at sende og behandle fakturaer mellem leverandør og kunde i et struktureret elektronisk format.”
Det er vigtigt at vide, at du altid skal bruge e-fakturering, når du skal fakturere offentlige myndigheder. Gør du ikke det, bliver din faktura afvist. Når du fakturerer private virksomheder, kan du vælge e-fakturering, men den er ikke obligatorisk.
Selvom e-fakturering måske lyder som en kompleks og avanceret proces, er formålet med den – ligesom med den nye bogføringslov – at minimere manuelle indtastninger, mindske risikoen for fejl og i sidste ende lette arbejdsbyrden i bogføringsprocessen. Opdag, hvordan du kan sende en e-faktura og bruge WinKAS Air til at automatiserefaktureringsprocessen. Nu er det nemmere end nogensinde før.
.jpg)
WinKAS Air indeholder et ordre-og fakturamodul, der giver mulighed for at arbejde med fakturering på en mere struktureret og effektiv måde, samtidig med at man overholder alle krav i den nye bogføringslov.
Der er forskellige typer af fakturaer – og WinKAS Air gør det nemt at arbejde med fakturering på forskellige måder. Men den allervigtigste er selvfølgelig, at man er opmærksom på, hvem modtageren af e-fakturaen er. Der er nemlig store forskelle, afhængigt af om modtageren er en offentlig institution eller en privat virksomhed.
Som udgangspunkt er fakturakartoteket et standardkartotek, hvor der kan oprettes ordrer samt rettes og slettes i ordrerne. En ordre er reelt en kladde, og derfor er der masser af redigeringsmuligheder.
En ordre er omdannet til en faktura, lige så snart den er udskrevet eller sendt ud af huset. Fakturaer kan ikke redigeres, de er låst. Lige så snart en ordre er omdannet til en faktura, kan den bogføres og ses på bogføringslinjen. Der dannes automatisk en finanspost, der involverer kreditering og debitering af forskellige konti.
Hvis der er lavet en fejlfaktura, så kan dette løses ved at lave en kreditnota. Anvend eksempelvis funktionen ’kopier faktura’, og ændr herefter antallet pr. linje til en minusværdi.
.png)
💡 TIPS
Kopiér dine fakturaer for hurtigere oprettelse af nye ordrer og fakturaer
Når der er valgt en faktura eller ordre i fakturaoversigten, så kan funktionen “Kopiér faktura” aktiveres, hvorefter der oprettes en ny ordre med samme data som den markerede.
Det er herefter muligt at foretage de nødvendige rettelser uden at skulle indtaste alle data igen.
Der er mange automatiseringsmuligheder og smarte funktioner i WinKAS Airs Faktura-modul, som vil effektiviserefaktureringsprocessen.
Der kan oprettes nye ordrer, når der skal dannes en ny faktura. Her har man mulighed for at vælge fakturatypen og modtagere.
Info: En nyligt oprettet faktura vil have status som en ordre, indtil den bliver udskrevet eller sendt. Når dette er gjort, bliver ordren konverteret til en faktura, der kan bogføres.
Der kan laves massefakturering ved blot en klik, hvis der er behov for at oprette en faktura med samme indhold til flere modtagere. Her har man mulighed for at vælge et udsnit af medlemmer.
Det er også muligt at oprette ”kontant faktura”, hvilket betyder, at der ikke skal være oprettet et medlem for at kunne fakturere denne person.
Du kan oprette e-fakturaer og sende dem med et enkelt klik, hvis ”E-faktura”-funktionen er aktiveret i dit system.
Info: For at kunne sende e-faktura skal dit system først oprettes i Nemhandelsregisteret, hvilket WinKAS-teamet er behjælpelig med.
WinKASAirs Faktura-modul giver en god oversigt over e-fakturaer (og andre typer af fakturaer) i fakturaindbakken med alle de vigtige detaljer.
Der kan vælges et foruddefineret design til fakturaen eller oprettes et nyt design til fakturaen.
Fakturaer kan eksporteres til en række forskellige formater.
Man kan sende fakturaer som email.
Det er også muligt at fremsende fakturaer via Mobile Pay (hvis man har opsat ”MobilePay Invoice”-funktionen).
Info: Betalinger fra MobilePay vises under ”Online Betalinger”, hvor man kan se, at beløbet er overført via MobilePay.
Man har mulighed for at arkivere fakturaer og få en oversigt over dem i systemet.
Systemet sender automatisk svar på modtagelse til afsenderen, så afsenderen er klar over, at fakturaen er modtaget.
WinKAS Air har mange intelligente funktioner til fakturahåndtering, og en af de spændende muligheder er fakturadesign. Det letter ikke kun arbejdsbyrden, men forvandler også måden, virksomheder håndterer deres fakturaer på. Lad os udforske, hvordan denne innovative funktionalitet fungerer, og hvordan den effektiviserer dinearbejdsprocesser.
Ved at tilbyde muligheden forat skabe skræddersyede designs giver vi brugerne frihed til at definere, hvordan de ønsker, at forskellige fakturaer til forskellige formål skal se ud. Derudover har vi indbygget en standardskabelon i systemet, som enten kan bruges,som den er, eller tilpasses forskellige formål.
WinKAS Airs intelligente editor giver brugerne mulighed for intuitivt at sammensætte dokumenter ved at udnytte foruddefinerede bånd og indsætte relevante felter. Justeringsmulighederne for hvert felt i dokumentet giver præcis kontrol over, hvordan foreningens fakturaer præsenteres. Dette resulterer i et professionelt udryk og gør fakturaen letlæselig. Uanset om det er helligdage, særlige begivenheder eller blot foreningens unikke identitet, der skal fremhæves, gør WinKAS Air det let at tilpasse fakturaer på en visuelt flot måde.
WinKAS Airs flettefelter er en nøglefunktion, der tillader brugerne at indsætte felter på fakturaen, som refererer til relevante oplysninger fra medlemskartoteket, produktkartoteket, fakturakartoteket og organisationsoplysningerne. Ved at anvende oplysninger fra medlemskartoteket kan man nemt personalisere indholdet. Og processen kan automatiseres yderligere ved anvendelse af oplysninger fra produktkartoteket. Man kan eksempelvis indtaste et varenummer på en fakturalinje, hvorefter alle informationer fra produktkartoteket overføres til linjen.
Den brugervenlige tilgang, kombineret med avancerede funktioner, resulterer i en mere effektivarbejdsgang. Din forening kan også nyde fordelene ved hurtigere fakturering, professionelle designs og reduceret risiko for fejl. Prøv WinKAS Air gratis, og oplev de mange spændende muligheder.
