Vi bliver altid glade, når vi hører fra foreninger, der har fået glæde af WinKAS Air i deres daglige arbejde. Derfor vil vi gerne dele denne anbefaling fra Ehlers-Danlos Foreningen, som har brugt vores system i over 12 år.
Deres kasserer har taget sig tid til at beskrive, hvordan de konkret bruger WinKAS Air til alt fra medlemsstyring og økonomi til arrangementer og kommunikation. Det er en ærlig gennemgang af både funktioner og arbejdsgange - skrevet af én, der selv står med opgaverne til daglig.
Læs med herunder - måske kan I genkende jer selv, og få inspiration til jeres egen hverdag.
Ehlers-Danlos Foreningen har i over 12 år haft Winkas. Først havde vi Winkas Pro, som skulle tilgås via et fjernskrivebord (server) og i 2024 skiftede vi til det browserbaserede Winkas Air.
Som kasserer har jeg personligt brugt Winkas i snart 25 år, først i en fodboldklub og efterfølgende altså i Ehlers-Danlos Foreningen.
Vi bruger Winkas både til medlemsstyring, økonomistyring, booking til arrangementer, og til udsendelse af sms og mail til medlemmerne.
Derudover har vi også deres (Medlems)portal. Her kan medlemmerne logge ind og rette deres oplysninger, betale evt. udstående og tilmelding til arrangementer. Det er også her vi placerer alle vigtige informationer, vejledning, oplæg fra tidligere arrangementer, som ikke kan ses på vores hjemmeside. Vi har så valgt at integrere vores Medlemsportal på vores hjemmeside via en Iframe.
Nye medlemmer kan melde sig ind via vores hjemmeside og alle informationer bliver så automatisk gemt i Winkas. Vi har så sat det op på den måde, at vi godkender hvert enkelt medlem, men man kan også vælge at de bliver godkendt automatisk.
Medlemmerne kan selv ændre deres oplysninger ved at logge ind på Medlemsportalen.
Det vi bruger rigtig meget, er at man kan lave lige så mange udsnit man vil. Det vil sige, at vi kan f.eks. sende mail til alle dem der bor i et, eller flere, bestemte postnumre. Eller den information der skal ud til dem der er tilmeldt et bestemt arrangement. Medlemmerne ser kun deres egen mailadresse, og altså ikke alle de andre som også har fået mailen. Man kan vælge at skrive en mail ”direkte”, men man kan også vælge at oprette skabeloner. Der kan også vedhæftes filer til mailen.
Det er også muligt at sende en sms til medlemmerne, men det er forbundet med en lille ekstra udgift.
Finansområdet er meget enkelt at benytte. Også for personer der ikke har forstand på bogføring. Har man tilknyttet onlinebetaling til Medlemsportalen, så kommer disse betalinger direkte ind i Winkas, og kan overføres til kassekladden.
Det er også muligt at tilføje arter til sin bogføring; Projekter, Arter og Afdelinger. Det bruger vi f.eks. til at holde styr på de forskellige puljer vi får tilskud fra, så det bliver muligt at trække regnskab ud på de enkelte puljer og arrangementer. Vi benytter det f.eks. også til at trække tal til vores momskompensation.
Vi benytter smart bankafstemning. Dette kræver dog, at den bank man benytter, tilbyder en Mobilbank, da det er derfra den henter oplysninger. Så man skal lige undersøge om ens bank er på listen. Vi benytter Danske Bank og de har kun i år lavet en mobilbank, så vi benyttede ikke denne mulighed i starten.
Det er også muligt at gemme bilag på den enkelte bogføring, og disse kan efterfølgende hentes igen via et fil-system.
Bookingsystemet benytter vi til mindre arrangementer, hvor man ikke har behov for så mange oplysninger fra deltagerne. Men det kan benyttes, og fordelen er, at medlemmerne selv logger ind på Medlemsportalen, og dermed er fri for at indtaste sine stamoplysninger. Det henter systemet selv når de er logget ind. Det er også muligt at betale ved tilmeldingen og betalingen bliver overført til finans.
Har medlemmerne noget udstående, f.eks. kontingent, så har vi et menupunkt på Medlemsportalen som hedder betaling, og her kan de betale med kort eller Mobilepay. Så er man fri for at skulle ind og bogføre dem manuelt hvis de f.eks. har overført til bank. På denne måde ender deres indbetaling automatisk i finans.
Der er mulighed for at oprette lige så mange kontingenttyper man ønsker. Der kan også sendes automatisk tilmelding til betalingsservice, hvis medlemmer har oplyst deres kontonummer og cpr. Nummer. Den danner også automatisk liste til Skat ved §8A indberetning.
Winkas er behjælpelige med overførsel af tidligere medlemsdatabase og kontoplan, hvis man kan levere det i et bestemt format. (CVS)
Dette er en kort gennemgang af hvordan vi i Ehlers-Danlos Foreningen benytter Winkas Air. Skulle der være spørgsmål til ovenstående, så kan vi kontaktes på kasserer@ehlers-danlos.dk
